Что такое биллинг и зачем он нужен

Биллинг – это неотъемлемая часть современного бизнеса, которая помогает вести точный учёт и автоматизировать финансовые операции. Независимо от сферы деятельности компании – будь то телекоммуникации, интернет-сервисы или торговля – эффективная биллинговая система помогает сократить затраты, минимизировать ошибки и улучшить финансовую дисциплину. В этой статье мы разберёмся, что такое биллинг простыми словами, какие его виды существуют и как он помогает бизнесу оптимизировать работу с платежами.

Определение и функции биллинга

Биллинг – это автоматизированная система расчета (АСР) для учета и обработки платежей. Говоря простыми словами, это процесс выставления счетов клиентам за потребленные услуги или товары. Система облегчает бизнес-процессы, принимая на себя такие рутинные задачи, как подсчет необходимой к оплате суммы, а также отслеживает поступление денег на расчетные счета.

В зависимости от настроенного функционала биллинг может хранить историю транзакций, предоставлять выбор относительно способов оплаты и даже напоминать клиенту о неоплаченном счете.

Стандартно в функции биллинговых систем входит:

• Сбор информации – фиксация данных о предоставленных услугах.

• Тарификация – расчет стоимости услуг в соответствии с тарифами.

• Выставление счетов – формирование счетов для клиентов.

• Обработка платежей – учет и проведение оплат.

• Управление абонентами – хранение информации о клиентах и их тарифных планах.

• Интеграция с другими системами – взаимодействие с CRM, ERP, банками и провайдерами платежей.

Несомненным плюсом для владельцев бизнеса становится полная автоматизация таких систем. Это разгружает время и помогает сэкономить на найме персонала, т. к. биллинг-инструменты фактически берут на себя обязанности нескольких сотрудников.

Где и зачем используется биллинг

Биллинг полезен практически в любой сфере бизнеса, т .к. помогает автоматизировать работу с финансами. Особенно он необходим в отраслях, где услуги предоставляются на регулярной основе или требуют сложного расчета стоимости.

Телекоммуникации. Операторы связи и интернет-провайдеры активно используют биллинговые системы для тарификации услуг мобильной и фиксированной связи, интернета, телевидения. Биллинг позволяет рассчитывать стоимость звонков, SMS, интернет-трафика, контролировать баланс клиентов и настраивать тарифные планы так, чтобы абоненты могли выбирать между разными пакетами услуг.

Жилищно-коммунальные услуги (ЖКХ). Биллинг применяется для расчета платежей за потребленные ресурсы – воду, газ, электричество, отопление, вывоз мусора. Его применение позволяет проводить расчет оплаты по показаниям счетчиков и автоматически выставлять счета, рассылая платежные документы через личный кабинет или email. Billing в ЖКХ также обеспечивает поддержку различных способов внесения платежей и ведет учет льгот и субсидий.

Банковская сфера и финансовые компании. Банки и платежные системы используют биллинговые решения для управления комиссиями, процентными начислениями, подписками на банковские услуги. Основные задачи биллинга в этой сфере включают в себя автоматический расчет комиссий за денежные операции, контроль за регулярными платежами и интеграцию с платежными сервисами.

IT-сервисы и SaaS-платформы. Компании, предоставляющие облачные сервисы, подписочные платформы и программное обеспечение по модели SaaS (Software as a Service), нуждаются в биллинге для автоматического выставления счетов пользователям. Здесь биллинговые системы позволяют:

Медицинская сфера. В клиниках, медцентрах и страховых компаниях биллинг применяется для выставления счетов за услуги, взаимодействия с пациентами и страховыми агентствами.

Логистика и транспорт. В транспортных компаниях биллинг используется для автоматизированного расчета стоимости доставки, проезда, аренды транспорта. Это позволяет формировать счета для клиентов с учетом расстояния, веса груза, времени доставки и контролировать подписки на транспортные сервисы, например, в сфере каршеринга.

Виды биллинговых систем

Различают несколько типов биллинга в зависимости от модели расчетов и сферы применения. Они разделяются по нескольким категориям:

• По модели оплаты. Это препейд (prepaid) и постпейд (postpaid) системы.

• По типу учета. К ним относятся периодический и постоплатный биллинг.

• По отраслевой специфике. Разделяются в зависимости от ниши бизнеса.

Рассмотрим подробнее их особенности и функционал.

• Препейд

Название происходит от английского слова prepaid, которое переводится как «предоплаченный». Клиент оплачивает услуги заранее (например, в мобильной связи, при использовании услуг интернет-провайдеров). Это позволяет провайдеру избежать задолженности клиентов и контролировать объем предоставляемых услуг.

• Постпейд

Постпейд биллинг – это, простыми словами, оплата по факту использования услуг, или постоплата. Например, к ним относятся коммунальные платежи, корпоративные счета. Эта модель удобна для бизнеса, где важно учитывать фактический расход услуг. Однако этот тип выставления счета может привести к такому явлению, как первобилы – пользователи, которые используют функции сервиса без фактической оплаты.

• Периодический биллинг

Расчет стоимости услуг через определенные интервалы времени (ежемесячная подписка, аренда). Особенностью такого типа биллинга является то, что счет формируется в зависимости от установленного срока использования вне зависимости от фактического объема используемых услуг. Эта модель удобна для сервисов, работающих по подписке.

• Постоплатный биллинг

Начисление платежей формируется по результатам использования услуг. Это стандартный тип для, например, телефонной связи, оплаты услуг такси. Постоплатный биллинг позволяет точно учитывать потребление услуг и выставлять счета клиентам с учетом фактического использования.

Что касается отраслевой специфики, здесь можно выделить следующие ветви:

• Телефонный биллинг – ведется учет звонков, SMS, мобильного интернета.

• Электронный биллинг – выставление счетов онлайн через email или личные кабинеты.

• Корпоративный биллинг – расчет платежей внутри крупных компаний.

• Медицинский биллинг – автоматизация выставления счетов за лечение и страховку.

Как работают биллинговые системы

Биллинговая система проходит несколько этапов работы:

1. Система фиксирует использование услуг (например, длительность звонка, объем потребленного трафика).
2. Проводит анализ и формирует расчет стоимости согласно тарифному плану.
3. Формирует счет, который поступает в личный кабинет клиента и отмечается как обязательный к оплате.
4. После проведения оплаты происходит обработка платежей – система учитывает внесение денежных средств и обновляет баланс клиента.
5. При наличии интеграции с другими системами проводится передача данных в CRM, банковские сервисы и аналитические инструменты.

Чтобы система работала как ожидается, в нее встраиваются дополнительные технологии, расширяющие функционал.

• Искусственный интеллект. Для корректной работы биллинговых инструментов проводится машинное обучение. На основе заложенных данных система учится распознавать поведение клиента, выстраивает паттерны поведения.

• SaaS-технологии. При использовании облачного биллинга система самостоятельно наращивает или уменьшает объем потребляемых ресурсов. Такое решение позволяет экономить на оборудовании и оплате физических серверов.

• Интеграции со сторонними сервисами. Подключив billing к CRM или ERP, возможно настроить автоматизацию оплаты счетов. Система самостоятельно обновляет данные в базах, поставляя информацию о клиентах, объеме продаж, оплаченных счетах.

Большинство billing-систем также поддерживает вебхуи и API. Они позволяют напрямую подключать сторонние инструменты, в функционал которых не вшита поддержка биллинг-инструментов.

Как выбрать биллинговую систему

Выбирая биллинговую систему, в первую очередь нужно ориентироваться на текущие возможности бизнеса. Важно учитывать:

• Совместимость с другими программными решениями в компании. Биллинг-решения должны легко и быстро интегрироваться в сложившуюся сферу бизнеса и не требовать замены основного оборудования или софта.

• Гибкость настройки тарифов. Важно оценивать возможность смены тарифа для адаптации к различным бизнес-моделям. Стоит принимать в расчет, что на каком-то этапе могут понадобиться дополнительные функции, а другие инструменты больше не будут нужны.

• Автоматизацию процессов. Автоматические опции важны для минимизации ручного труда и исключения возможных ошибок, связанных с человеческим фактором, таким как усталость или рассеянность.

• Безопасность данных. Система должна включать в себя защиту платежной информации клиентов.

• Масштабируемость. Если в будущем вы планируете наращивать обороты, учитывайте возможность адаптации к росту бизнеса. Важно сразу подобрать подходящую систему, чтобы при смене провайдера не пришлось заново настраивать бизнес-процессы.

Следует также принимать во внимание такие неочевидные нюансы, как пользовательский опыт, простота использования и внедрения. Подбирайте варианты с удобным интерфейсом, чтобы биллинг-инструменты можно было быстро ввести в эксплуатацию.

Распространенные ошибки при внедрении биллинга

Ошибки при внедрении биллинговой системы могут привести к финансовым потерям и сбоям в работе бизнеса. Впервые внедряя в бизнес системы биллинга, можно совершить следующие частые ошибки:

• Выбор неподходящей системы

Если биллинг не учитывает специфику бизнеса, возникают трудности с расчетами и интеграцией. В итоге в процессе работы вы можете столкнуться с недостаточным функционалом или, наоборот, переплатить крупную сумму за ненужные опции. Поэтому важно предварительно адекватно оценить возможности и нужды бизнеса и выбрать биллинг, который сможет покрыть все потребности.

• Проблемы интеграции

Если система плохо взаимодействует с другими сервисами, это усложняет управление процессами. Из-за проблем интегрирования в базе будет копиться неверная информация, которая приведет к потерям важных данных, ошибках в выставлении счетов и т. д.

Если возникает сомнение в правильном функционировании подключенных систем, обратитесь к интегратору. По завершении настройки проведите тестовый запуск.

• Ошибки в настройке тарифов

Несмотря на то, что биллинг-системы работают в автоматическом режиме, внедренная в них информация зависит от человеческого фактора. Если специалист некорректно настроит тарифы и другие финансовые данные, клиенты будут получать неверные либо устаревшие счета.

Чтобы избежать такой проблемы, лучше перепоручить настройку тарифов официальным интеграторам. Перед стартом системы также рекомендуется проверить корректность работы на фокус-группе.

Заключение

В этой статье мы разобрали такую важную часть бизнеса, как биллинг, что это такое и как он помогает для упрощения процессов. Он позволяет автоматизировать учет, управлять платежами, снижает нагрузку на сотрудников и повышать качество обслуживания клиентов. Выбор подходящей системы и правильная настройка процессов помогают избежать ошибок и повысить эффективность работы компании.