Полное руководство по Notion: что это такое и как пользоваться в России

Онлайн-системы планирования – это многофункциональные инструменты, необходимые как для бизнеса, так и для личной жизни. Они помогают организовать график, придерживаться дедлайнов, запоминать важные даты, отслеживать личный и рабочий прогресс. В этом обзоре мы рассмотрим популярный сервис заметок Notion, как пользоваться инструментом и какие преимущества он предлагает.

Что такое Notion?

Notion – это веб-инструмент и программное обеспечение для создания, редактирования и организации разного типа информации. Оно совмещает в себе текстовый редактор, базу данных, доску для управления проектами и командной работы. В Notion вы можете создавать заметки и неограниченное количество страниц, связывать их между собой, структурировать контент и работать как в одиночку, так и в команде.

В последнем обновлении в сервис встроена нейросеть Notion AI. В возможности ИИ-помощника входит написание черновиков, создание контент-планов, подсказки в ведении бюджета. Его функционала также хватит для написания статей с нуля или по частям, что делает его отличным бесплатным вариантам, если вам нужны нейросети для создания текста.

Основные возможности и функции

В Notion построен обширный функционал для решения разнообразных задач. Вот лишь некоторые инструменты, доступные на сервисе:

• Текстовый редактор – поддерживает форматирование, документы, таблицы, вставку медиа и ссылок.

• Базы данных – поддерживается создание списков, галерей, досок Kanban и другие виды структурированных данных.

• Совместная работа – приглашение участников, командное редактирование и комментирование.

• Интеграции – поддержка внешних сервисов, таких как Google Sheets, Slack и Zapier.

• Шаблоны – используйте подготовленные заранее структуры для ведения заметок, отслеживания задач, ведения баз знаний.

Через десктопное, мобильное и браузерное приложение пользователи могут работать с любым типом текстовой и визуальной информации. Возможности Notion позволяют импортировать данные из других популярных сервисов и программ, что делает его универсальным органайзером задач.

Преимущества использования Notion

Notion – не единственное решение для онлайн-организации работы и личной жизни. Отметим, что отмечает этот вариант от конкурентов.

• Гибкость – Notion можно адаптировать под любые задачи: от личного дневника до комплексного управления проектами.

• Кроссплатформенность – инструмент доступен на Windows, macOS, iOS, Android и в браузере.

• Единое пространство – вся информация хранится в одном месте, что упрощает доступ и управление.

• Простота использования – сервис радует интуитивным интерфейсом и удобной системой организации данных.

• Встроенный ИИ-помощник. Notion нейросеть помогает быстро организовывать данные, написать статью и даже сверстать код для верстки веб-сайта.

• Экономия времени – в По встроена интеграция разных инструментов, что убирает необходимость переключаться между разными сервисами.

Для личного использования Notion доступен бесплатно – вы можете пользоваться всеми основными функциями. Единственным платным расширением является возможность настроить права доступа пользователей.

Следует отметить, что, несмотря на встроенный ИИ, генерировать картинки здесь не получится – только выбрать готовые фото из встроенной коллекции. Если вам нужны полностью уникальные пикчи, придется использовать сторонние нейросети для генерирования изображений.

Как начать работу с Notion в России

Рассмотрим, как пользоваться Notion в России. На 2025 год сервис открывается из РФ, но при авторизации может выйти ошибка геолокации.

Регистрация и установка приложения

Откройте главную страницу и отыщите кнопку Log in. Создать аккаунт также можно с помощью кнопок Get Notion free в правом верхнем углу или на главном слайдере.

Сервис предложит несколько вариантов входа: через личную или корпоративную почту, Google, Apple и Microsoft, SSO. Когда вы выберете подходящий вариант, Notion отправит на привязанный e-mail код для входа.

Укажите имя и придумайте пароль. На этом шаге также можно добавить фотографию. Отметьте галочкой пункт согласия с правилами и нажмите Continue.

На последних шагах нужно уточнить:

• с какой целью создается аккаунт – для работы, личной жизни или школы;

• кто будет использовать аккаунт – команда единомышленников или только вы;

• как вы будете использовать сервис – для создания списков, отслеживания привычек и т. д.

Теперь кратко рассмотрим десктопную версию notion, что это за программа. Чтобы ее скачать, после авторизации в верхней части экрана слева клините по своему нику. В окне меню выберите пункт Get Windows App.

Загрузка начнется автоматически. Когда скачивание завершится, дважды кликните по файлу для распаковки. Сразу после окончания распаковки запустится софт, в котором нужно авторизоваться через тот же способ, которым вы прошли регистрацию.

Интерфейс: основные элементы и навигация

Интерфейс Notion предельно минималистичен – это позволяет пользователю сосредоточиться на работе. Сбоку слева находится панель навигации. В ней перечислены открытые страницы, избранное, основные инструменты.

В боковом меню расположены следующие пункты и функции:

1. Доступ к личному кабинету. Если щелкнуть на свой ник, откроется окошко с дополнительными настройками. Здесь можно создать новое пространство для заметок, скачать программу для ПК, перейти в настройки профиля.
2. Create new page. Рядом с ником располагается иконка в виде листа с ручкой. Нажав на нее, вы создадите новый проект.
3. Favorites. Здесь отображается список страниц, которые вы занесли в избранное.
4. Private. Список наиболее популярных типов проектов – они формируются, исходя из ваших предпочтений, указанных на последнем шаге регистрации. Рядом с каждым пунктом располагается иконка в виде плюса. Если нажать на него, создастся новая страница с выбранным шаблоном.
5. Settings. Настройки профиля и сервиса.
6. Templates. Коллекция бесплатных шаблонов на различные темы.
7. Trash. Мусорное ведро, в которое временно перемещаются удаленные проекты. В корзине объекты хранятся в течение месяца, потом они удаляются без возможности восстановления.

Рядом с каждой страницей в боковом списке находятся три точки – это меню для вызова дополнительных опций. Нажав на них, вы можете занести лист в избранное, скопировать ссылку, переименовать файл, открыть в новом окне или в режиме просмотра.

Боковую панель можно скрыть, для этого щелкните по иконке в виде трех галочек рядом с именем. Вы можете в любой момент снова вызвать панель быстрых ссылок, нажав на иконку-гамбургер.

Как пользоваться Notion: практические советы

Notion работает по принципу конструктора: страница составляется из блоков. В библиотеке сервиса более 100 элементов, которые можно комбинировать на одном листе-макете.

Чтобы начать печатать, кликните в любом месте страницы. Теперь рассмотрим подробнее, как работать в notion с наиболее популярными функциями сервиса.

Создание и ведение заметок

При создании новой страницы появляется пустой лист с плейсхолдером для заголовка и основным телом. Если навести курсор на тайтл, над ним появится небольшое меню с дополнительными функциями: добавить иконку, обложку или комментарий.

Текст на странице можно форматировать в свободном режиме. Для этого выделите нужный отрывок текста. Появится небольшое горизонтальное меню со всеми доступными стилями.

Чтобы добавить блок, напечатайте знак / или наведите курсор на тело статьи и отыщите иконку в виде плюсика. Когда вы нажмете на значок, появится окошко с доступными элементами. У каждого блока есть небольшое превью – то, как он будет отображаться на странице.

Элементов в библиотеке множество, поэтому потребуется запустить поиск. Для этого в поле Filter введите название функции. Notion функционирует на английском, поэтому поисковой запрос также должен быть на этом языке.

Организация баз знаний

Одна из удобных функций Notion – возможность создавать и организовывать базы знаний. Их можно использовать как обучающий портал для сотрудников и даже создавать веб-курсы. Разрешается назначать права: сделать информацию полностью закрытой, открыть для всех желающих или выдать доступ только участникам команды.

Чтобы создать базу знаний:

1. Сформулируйте список вопросов, разделов и т. д.
2. Создайте для каждой темы отдельную страницу с информацией.
3. Создайте новый лист, добавив на него нужные блоки: базы данных, таблицы, списки и ит. л.
4. Структурируйте разделы на новом листе и добавьте ссылки на существующие страницы.

Также для базы знаний можно использовать опцию Wiki. Преобразовав страницу в вики, информацию на ней можно сортировать по владельцу, тегам, обновлениям, комментариям.

Управление задачами и проектами

Notion можно превратить в настоящий личный органайзер, используя функции маркированных списков и чек-листов. В функционале также есть таск-трекеры, что позволяет отслеживать, как продвигается задача и на каком она этапе.

Базы данных – это удобный способ структурирования информации. Для создания БД можно создать пустой лист и выбрать Database в строке быстрых вариантов. Так вы получите готовый лист с таблицами и разными способами фильтрации информации.

Для более сложных планов в функционал сервиса встроены кабан-доски. Карточки можно переносить в разные папки, передвигать по макету в зависимости от прогресса выполнения, сортировать по назначенным фильтрам.

Работа с таблицами и базами данных

В Notion достаточно широкий выбор разнообразных таблиц. Они поставляются как отдельно, так и в паре с таск-трекерами и базами данных. В коллекции есть варианты с готовыми вариантами автоподстановки.

При помощи конструктора форм можно создавать расширенные БД, встраивать календари, оперировать простейшими математическими формулами, добавлять триггеры для сбора данных. Особо стоит отметить подключение сторонних интеграций, таких как Zapier.

Использование шаблонов для ускорения работы

Для быстрого старта Notion предлагает готовые шаблоны. В коллекции есть странички с наполнением для разного типа дел – отслеживание здоровья, составление контент-плана, рецепты, бюджет, списки целей и т. д.

Помимо базовых, можно найти продвинутые варианты, которые выкладывают пользователи сервиса. Среди них можно найти даже бизнес-CRM, полностью собранные из блоков Notion. Обратите внимание, что не все шаблоны бесплатные – для использования некоторых потребуется заплатить.

Совместная работа: как открыть доступ другим пользователям

По умолчанию работа в Notion ведется в приватном режиме. Вы можете пригласить к работе своих коллег. Это можно сделать несколькими способами:

• Invite members. Опция располагается в боковом меню слева. Кликнув по кнопке, вы можете добавить в свое рабочее пространство любого пользователя, если знаете его электронный адрес. Приглашенному участнику можно установить права доступа – например, сделать администратором.

• Share. Функцию можно выбрать с любой страницы. Кликнув на строчку Share, вы можете отправить ссылку любому пользователю в интернете. Здесь также можно распределять права доступа – например, ограничивать редактирование

В первом случае вы приглашаете участников в ваше рабочее пространство – они получат доступ ко всем проектам. При использовании второго варианта доступ откроется только к странице, с которой вы запускаете опцию.

В заключение

В этом обзоре мы рассмотрели, что такое notion и как работать в системе. Этот универсальный онлайн-инструмент для продуктивной работы пригодится для личных целей и корпоративных задач. Благодаря легкости управления и режиму сборки «все в одном» он станет отличной альтернативой платным инструментам, таким как Microsoft и Evernote.